Depuis l’entrée en vigueur du nouveau texte de référence européen en matière de traitement de données à caractère personnel, toutes les entreprises devront l’appliquer. Et donc, cela concerne aussi bien les grandes sociétés que les PME. Celles dont le nombre de salariés est inférieur à 250 seront dispensées de certaines obligations. Ce processus aide à redonner confiance aux clients, mais pas que.
Quelles sont les différentes étapes à suivre pour une mise en conformité RGPD pour les PME ?
Pour se conformer au RGPD PME, il faudra respecter un certain nombre d’étapes. Dans un premier temps, il sera nécessaire de réaliser une étude flash de l’exposition de la société au règlement. Cette première étape consiste à identifier les responsabilités de la PME en tant que responsable de traitement et sous-traitant. Cela se traduit généralement par une réunion d’une journée avec les différents acteurs. Un état des lieux RGPD est également à prévoir afin de détecter l’écart entre les exigences et l’existant de la loi à l’aide d’une cartographie. Il faudra de ce fait mener une étude des risques pour identifier les priorités de la mise en conformité.
D’autres actions, comme la mise en conformité contractuelle et juridique, doivent aussi être réalisées. Il faudra par la suite mettre en place toutes les mesures organisationnelles et techniques concernant la protection des données personnelles. Il est indispensable de solliciter un DPO ou un Data Protection Officer, qu’il soit mutualisé ou externalisé. Il sera en charge de la gestion du traitement des informations à caractère personnel au sein de toute structure. Enfin, il est utile de constituer un registre de traitement des données afin de définir les actions à entreprendre. Il ne faut pas oublier de mettre à jour le système informatique pour mieux sécuriser et faire le tri des données.
Les avantages de ce type de démarche pour ces entreprises
La mise en conformité au Règlement Général sur la Protection des Données permet de détecter les failles de sécurité dans une PME. Les attaques informatiques sont en effet de plus en plus fréquentes ces dernières années, ce qui aura un impact important sur les activités de toute PME. C’est la raison pour laquelle il est nécessaire de renforcer la sécurité générale de l’entreprise. Ainsi, il sera utile de prendre des mesures de sécurité à la fois physiques et informatiques du groupe. Appliquer ce processus au sein d’une petite société est aussi efficace pour mettre en place un climat de confiance entre elle et ses clients.
Le fait de confier les données personnelles à l’entreprise signifie que les deux parties ont une relation basée sur la confiance. De ce fait, l’établissement améliore son image de marque en appliquant les droits fondamentaux liés au traitement des données (droit de rectification, droit d’accès, etc.). L’application des dispositions du RGPD permet d’optimiser l’efficacité commerciale de la société. Avant de vendre des produits ou des services, l’enseigne devra passer par la prospection pour mieux connaître les éventuels clients. De cette manière, elle aura des fichiers fiables sur les prospects et les clients. De plus, une base de données mise à jour et une gestion rigoureuse des informations permettent d’améliorer le développement du chiffre d’affaires et de gagner en productivité.