La GED (Gestion Electronique des Documents) est une démarche informatique à partir de laquelle sont mis en œuvre les moyens électroniques facilitant la gestion des documents. Ce procédé englobe plusieurs opérations et actions qui allient le traitement à l’exploitation des informations. Il permet de bien gérer les flux des documents circulant au sein d’une entreprise, de même que ceux qui entrent ou sortent de celle-ci.

Pourquoi recourir à la GED ?

 

Dans une entreprise, un collaborateur peut passer en moyenne 18 minutes par jour pour chercher des documents. Alors que ce temps aurait pu être consacré à réaliser une tâche plus importante. Le recours à la GED évite cette perte de temps, et donc de productivité, ainsi que le coût onéreux découlant de la recherche de documents. Il est plus intéressant de numériser les documents, qui, du coup, deviennent immédiatement disponibles, que de perdre du temps et de l’énergie à fouiller dans les archives. Mettre en avant la définition de la GED c’est aussi évoquer les nombreux bénéfices issus de la mise en œuvre de ce processus informatique.

Comme déjà indiquée, la GED garantit la disponibilité immédiate des documents. En plus, elle réduit les coûts du fait des économies de diverses ressources, telles que le papier et l’encre. Mais ce ne sont pas les seuls avantages de cette démarche. En effet, la GED rend efficace le processus de traitement des documents, facilite la diffusion et le partage d’informations en interne et donne la possibilité de travailler parallèlement sur certaines tâches. Aussi, la confidentialité des documents est protégée grâce à un contrôle optimal de l’accès aux informations. La GED rend également les données plus fiables, limite leur perte, favorise une démarche de développement durable (puisque la consommation du papier est limitée) et fait gagner de la place, les dossiers papier étant moins produits.

Utilisation d’un logiciel pour mettre en œuvre la GED

 

Pour la mise en œuvre de la GED, il est impératif d’utiliser un logiciel dédié. Il s’agit d’une application qui permet la centralisation et le partage de l’ensemble des documents et contenus de l’entreprise, et ce de façon simple et sécurisée. Les fonctionnalités d’un logiciel GED sont nombreuses. L’une de celle-ci est l’acquisition qui consiste à capturer tous types de documents papiers ou électroniques. Il peut s’agir de courriers entrants, de factures fournisseurs, de fax, de normes ou référentiels ou encore de procédures qualité. Dans le cadre de l’acquisition, le logiciel GED s’emploie à numériser en masse des documents papier et à faire une indexation automatique par lecture de code à barre ou OCR plein texte.

Une autre fonctionnalité importante du logiciel GED est le classement. L’outil aide à classer les documents de sorte à pouvoir les retrouver facilement. Ce classement peut se faire de différentes façons. Par exemple, il est possible que le classement et l’indexation des documents se fassent par attributs et métadonnées paramétrables ou via une recherche en texte intégral ou par mots-clés.

Le traitement fait également partie des fonctionnalités du logiciel GED. Les solutions proposées sont capables de gérer le cycle de vie des documents. Certaines déploient un système workflow qui peut modéliser et informatiser tout circuit de traitement.

Dans le cadre d’une démarche GED, la diffusion de l’information est un point important que les logiciels GED prennent en compte. Sachez à ce propos que les documents peuvent être communiqués sous forme électronique ou sous forme papier à des tiers qui se trouvent au sein de l’entreprise. La solution GED doit aider à bien préparer et contrôler cette diffusion et aussi garder une trace complète des éléments communiqués qui pourraient être présentés en cas d’audit. Elle peut élaborer des listes de diffusion personnalisables ou afficher les documents sous forme de listes ou de vignettes. Plusieurs logiciels GED proposent des fonctions d’annotation, de marquage et de surlignage qui participent à la bonne diffusion et à la traçabilité parfaite des documents.

Aussi, l’une des fonctionnalités incontournables d’un logiciel GED de qualité est l’archivage. Les solutions du moment permettent d’archiver en toute simplicité tout en garantissant la valeur probante des documents concernés. À propos de la valeur probante, elle est essentielle pour la conservation légale de plusieurs types de document, tels que les contrats, les factures, les bulletins de salaire et les e-mails. Dans le processus de la GED, il est primordial de mettre en place un bon système d’archivage afin de retrouver rapidement les dossiers dont on a besoin.

 

 

 

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